每一場活動策劃都需要注重信息的傳播，而信息的傳播就需要不同的媒體媒介。如今信息轟炸時代，除了傳統(tǒng)媒體(報紙、雜志、廣播、電視)依舊發(fā)揮著不可替代的作用外，互聯(lián)網(wǎng)、手機、直郵、IPTV、電子雜志等越發(fā)顯出其強大的優(yōu)勢。作為活動策劃公司和品牌推廣公司，要對媒體有一個全面的認知以至可以充分利用身邊的媒體資源。
如果邀請媒體參加活動，你需要考慮他們以什么方式參加，何時參加。他們是否會作為應(yīng)邀賓客參加?如果是這樣，在訂購食物和飲料時就應(yīng)該將其人數(shù)考慮在內(nèi)。你是否考慮開一個專門的新聞發(fā)部會?他們有什么要求?如果你能考慮他們的需求，并且盡最大努力來滿足他們的需求，這對你也是最有利的。他們可能需要場地提供攝制組停靠車輛、鋪設(shè)電纜的地方，以及媒體器材合適的電源接口。他們可能會進行現(xiàn)場直播，需要在特定時間進行特別采訪。花些時間詢問他們需要什么。如果你能預(yù)料到他們的需求就更好了。指定一些員工專門為媒體服務(wù)，以確保他們能夠采訪到他們想要采訪的人。提前為他們準備好宣傳材料，以確保他們攝像做出安排，提前組織好需要一起照相的人。
媒體工作人員通常是非常忙碌的。活動策劃公司的管理及執(zhí)行人員要尊重他們的時間，決不能忘記他們對于你的活動的積極報道的關(guān)鍵作用。要盡可能和媒體協(xié)同合作，想到配合，共同促進比方的工作。
媒體可能需要一個能讓他們進行私下采訪和拍照的房間。要知道，媒體人士要從諸多活動中挑選一些來參加。如果你想讓他們選擇你策劃的活動，你就必須讓他們感到與你合作會很愉快，這一點是非常重要的。努力和他們合作，在合作中建立工作關(guān)系，盡管如此，策劃人員還要清楚他們隨時可能因有重要新聞被叫走，而中斷了在你的活動策劃中的工作。